Die E-Rechnung –
was jetzt auf dich zukommt.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 gilt die Sendepflicht für alle. Wir erklären die Fristen, geben dir eine Checkliste an die Hand und richten dich mit DATEV fit dafür ein.
Bin ich betroffen?
Drei Fragen, klare Antwort.
Bist du Unternehmer in Deutschland?
Egal ob Einzelunternehmer, GmbH, Freiberufler oder GbR – als umsatzsteuerlicher Unternehmer bist du betroffen.
Stellst du Rechnungen an andere Unternehmen?
Alle B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen fallen unter die E-Rechnungspflicht. B2C (an Privatkunden) ist ausgenommen.
Bekommst du Rechnungen von Unternehmen?
Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle. Du musst E-Rechnungen akzeptieren und verarbeiten können.
Kurz zusammengefasst: Wenn du als Unternehmer in Deutschland tätig bist, bist du betroffen – spätestens ab 2028 vollständig. Die Empfangspflicht gilt aber schon heute. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die Weichen zu stellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Ein weit verbreiteter Irrtum: Eine PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, ist keine E-Rechnung im Sinne des neuen Gesetzes. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht (gemäß europäischer Norm EN 16931).
Das bloße Bild einer Rechnung (wie in einer PDF-Datei) reicht nicht aus, da Computer die Daten daraus nicht fehlerfrei automatisch auslesen können.
XRechnung
Ein reines XML-Datenformat. Für das menschliche Auge schwer lesbar, aber perfekt für Maschinen und die automatische Verarbeitung.
ZUGFeRD (ab Version 2.x)
Ein Hybrid-Format: eine für Menschen lesbare PDF-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Das gängigste Format für kleine Unternehmen.
PDF per E-Mail reicht nicht
Eine normale PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Jetzt handeln!
Der Zeitplan: Ab wann gilt was?
Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen vorgesehen und unterscheidet dabei strikt zwischen dem Empfangen und dem Versenden von Rechnungen.
01.01.2025
bereits in KraftEmpfangspflicht für alle
Ab sofort müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Eine E-Rechnung eines Lieferanten darf nicht mehr abgelehnt werden.
31.12.2026
Übergangsfrist
Papier & PDF noch erlaubt
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden – ohne Einschränkung. PDF-Rechnungen per E-Mail sind ebenfalls noch zulässig, aber nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers (da PDF kein E-Rechnungsformat im gesetzlichen Sinne ist).
31.12.2027
Übergangsfrist
Ausnahme für kleinere Unternehmen
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen bis Ende 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.
01.01.2028
Endpflicht
E-Rechnung für alle B2B-Umsätze
Ab diesem Datum ist die E-Rechnung für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen uneingeschränkt verpflichtend. Rechnungen an Privatpersonen sind weiterhin ausgenommen.
Deine E-Rechnung-Checkliste
10 Schritte, mit denen du sicher und rechtskonform durch die Umstellung kommst. Zum Ausdrucken oder Abspeichern.
Empfangspflicht prüfen
Sicherstellen, dass E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) technisch empfangen und geöffnet werden können.
Buchhaltungssoftware prüfen
Kann die aktuelle Software E-Rechnungen lesen, verarbeiten und archivieren? Ggf. Update oder Wechsel nötig.
Rechnungseingang analysieren
Welche Lieferanten schicken bereits E-Rechnungen? Definiere einen zentralen Eingangskanal (z.B. eine E-Mail-Adresse für Rechnungen).
GoBD-konforme Archivierung
E-Rechnungen müssen unveränderbar und 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Papierdruck und Ablage im Ordner reicht nicht.
Rechnungsausgang prüfen
Kann die aktuelle Software XRechnung oder ZUGFeRD erstellen? Wenn nicht: rechtzeitig umstellen. Die Frist hängt vom Vorjahresumsatz ab – bis Ende 2026 (Umsatz über 800.000 €) bzw. bis Ende 2027 (Umsatz bis 800.000 €).
Kunden informieren
Bestehende Kunden frühzeitig über den Wechsel zu E-Rechnungen informieren und das neue Format kommunizieren.
Steuerliche Pflichtangaben prüfen
E-Rechnungen müssen alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten – darunter die Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers. Nicht jeder Betrieb hat eine USt-IdNr.; die Steuernummer reicht aus. Jetzt alle Stammdaten prüfen.
Mitarbeiter schulen
Wer im Betrieb ist für den Rechnungseingang zuständig? Prozesse definieren und das Team briefen.
Testlauf durchführen
Vor dem Stichtag mindestens eine Test-E-Rechnung senden und empfangen. So werden technische Probleme rechtzeitig erkannt.
Steuerberater einbinden
Abstimmung mit der Kanzlei: Wie werden E-Rechnungen für die Buchführung übergeben? Mit DATEV und Milia läuft das bei uns vollautomatisch.
Checkliste abgehakt – und jetzt?
Wir richten dich mit DATEV Unternehmen Online vollständig für die E-Rechnung ein – Empfang, Versand, Archivierung. Einmalig, sicher, kein Stress.
Einfach & sicher mit DATEV Unternehmen Online
Wir lassen dich mit dieser Umstellung nicht allein. Mit DATEV Unternehmen Online erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen fast automatisch.
Einfacher Empfang
E-Rechnungen direkt ins System hochladen oder per E-Mail-Weiterleitung importieren.
Visualisierung
Die Software macht aus dem abstrakten XML-Datensatz eine lesbare Rechnung, die du wie gewohnt prüfen kannst.
Rechtssichere Archivierung
Rechnungen werden automatisch revisionssicher und GoBD-konform archiviert – kein manuelles Backup nötig.
Effiziente Zusammenarbeit
Da Belege digital vorliegen, greifen wir für die Finanzbuchführung direkt darauf zu. Der Pendelordner gehört der Vergangenheit an.
Zahlung mit einem Klick
Geprüfte Rechnungen direkt aus dem System heraus bezahlen – ohne Daten neu abtippen, ohne Übertragungsfehler.
Wir begleiten dich
Von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb stehen wir an deiner Seite. Kein technisches Vorwissen nötig.
Gilt die E-Rechnung auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG?
Teilweise. Die Empfangspflicht gilt seit 01.01.2025 für alle Unternehmen – also auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Du musst E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
Von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer dagegen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, greift die E-Rechnungspflicht für ihren Rechnungsausgang nicht – auch nicht nach Ablauf der Übergangsfristen ab 2028. Handlungsbedarf besteht aber trotzdem: Der Empfang muss technisch sichergestellt sein.
Meine Buchhaltungssoftware unterstützt noch keine E-Rechnungen – was jetzt?
Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel. DATEV Unternehmen Online unterstützt E-Rechnungen vollständig – Empfang, Verarbeitung, Archivierung und Versand. Als DATEV-Kanzlei richten wir dich schnell und unkompliziert ein. Melde dich einfach bei uns.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung ablehne oder nicht verarbeiten kann?
Du darfst eine rechtskonforme E-Rechnung seit 01.01.2025 nicht mehr ablehnen. Während der Übergangsphase bis Ende 2027 hat das BMF signalisiert, dass der Vorsteuerabzug nicht allein wegen des falschen Rechnungsformats versagt werden soll – ein gewisser Puffer besteht also noch. Ab 2028 ist damit Schluss: Dann wird die ordnungsgemäße Form zur echten Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Unser Tipp: Jetzt umstellen und auf der sicheren Seite sein.
Kann ich E-Rechnungen einfach ausdrucken und im Ordner abheften?
Nein. E-Rechnungen müssen im Original (also als digitale Datei) aufbewahrt werden – GoBD-konform und unveränderbar. Ein Ausdruck auf Papier ist keine rechtskonforme Archivierung. Die digitale Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze – also zwischen zwei inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) können weiterhin als PDF oder auf Papier ausgestellt werden.
Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung mit DATEV?
Das hängt von deiner aktuellen Software und deinem Setup ab. Für bestehende DATEV Unternehmen Online Nutzer ist der Aufwand minimal. Für Neueinsteiger sprechen wir das in einem kostenlosen Erstgespräch durch – ohne versteckte Kosten, ohne Druck.
Jetzt fit für die E-Rechnung werden.
Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025. Lass uns gemeinsam dein Unternehmen für die E-Rechnung einrichten – einfach und sicher mit DATEV.