Dein Schutzschild
für die Betriebsprüfung.
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist weit mehr als bürokratische Pflicht. Fehlt sie, kann das Finanzamt deine Buchführung anzweifeln – mit teuren Hinzuschätzungen als Folge. Wir helfen dir, das zu vermeiden.
Was ist die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert, wie in deinem Unternehmen Daten verarbeitet werden – von der Belegerfassung bis zur Archivierung. Das Ziel ist Transparenz: Ein Betriebsprüfer muss in angemessener Zeit nachvollziehen können, wie Informationen entstehen, verarbeitet und gespeichert werden.
Seit der Neufassung durch das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 rückt die Finanzverwaltung sie stärker in den Fokus. Fehlt die Dokumentation oder ist sie mangelhaft, kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung anzweifeln.
Mehr zur ProzessberatungRisiko: Hinzuschätzungen
Fehlt die Dokumentation, verliert deine Buchführung ihre Beweiskraft (§ 158 AO). Das öffnet dem Prüfer die Tür für meist teure Hinzuschätzungen.
Unser Ansatz
Wir prüfen, ob deine Prozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen, und erstellen eine Dokumentation, die praxistauglich ist und deinen Betrieb nicht lähmt.
Lebendes Dokument
Die Dokumentation muss aktuell gehalten werden. Ändert sich ein Prozess oder eine Software, dokumentieren wir das – versioniert und nachvollziehbar.
Die vier Säulen der Dokumentation
Eine vollständige Verfahrensdokumentation ist kein einzelnes Blatt Papier, sondern besteht aus vier zusammenhängenden Bereichen.
Säule 1
Allgemeine Beschreibung
Überblick über das Unternehmen, die Organisation und die Einsatzbereiche der IT-Systeme.
Säule 2
Anwenderdokumentation
Bedienungsanleitungen und Richtlinien zur Nutzung der Software – oft bereits vom Hersteller bereitgestellt.
Säule 3
Technische Systemdokumentation
Details zur Datenspeicherung, Schnittstellen, Datensicherungen und technischen Infrastruktur.
Säule 4
Betriebsdokumentation
Beschreibung der tatsächlichen Abläufe im Tagesgeschäft – wer macht was, wann und wie.
Die zentralen W-Fragen der GoBD
Um Prozesse lückenlos abzubilden, muss die Dokumentation klare Antworten auf diese Fragen liefern. Gemeinsam definieren wir Verantwortlichkeiten und Kontrollen so, dass sie praxistauglich sind.
Jetzt Analyse anfragenWo geschieht die Verarbeitung? Wo werden Daten erfasst (Kasse, Scanner) und wo liegen Server oder Cloud-Speicher?
Was wird geregelt? Welche Belegarten (Rechnungen, Lieferscheine, Kassenbons) durchlaufen welche Prozesse?
Wer macht was? Klare Zuweisung: Wer darf Rechnungen freigeben? Wer darf Zahlungen auslösen?
Wie wird es durchgeführt? Mit welchen Methoden und Technologien werden die Daten verarbeitet?
Welches System kommt zum Einsatz? Welche Softwarelösungen (inkl. Versionsnummern) werden genutzt?
Wer kontrolliert? Wie stellt das interne Kontrollsystem sicher, dass keine Fehler passieren?
Ersetzendes Scannen
Willst du Papierbelege digitalisieren und das Original anschließend vernichten? Das ist erlaubt – aber nur unter strengen Bedingungen.
Um die Rechtskraft des digitalen Dokuments zu erhalten, muss der Scan-Prozess manipulationssicher und protokolliert sein. Fehlt die spezifische Verfahrensdokumentation für diesen Prozess, wird das digitalisierte Dokument steuerlich unter Umständen nicht anerkannt – da das Original bereits vernichtet wurde. Das gilt als schwerer formeller Mangel.
Wir helfen dir bei der Einrichtung des Ersetzenden Scannens und stellen Musterprozesse zur Verfügung, die sicherstellen, dass deine digitalen Belege vom Posteingang bis zur Archivierung den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Jetzt anfragenBetriebsprüfung entspannt begegnen.
Lass uns prüfen, ob deine Prozesse den GoBD-Anforderungen entsprechen – und eine Dokumentation erstellen, die hält was sie verspricht.